1.- Limites en el Proceso de Trabajo.
2.- El crecimiento y el control del proceso.
3.- El proceso: objetivos para mejorar.
4.- Análisis de procesos, cambios de paradigma.
5.- Técnicas para simplificar el trabajo.
Límites en el Proceso de Trabajo:
Los esfuerzos de mejora de procesos deben concentrarse en lo que resulta importante para el cliente, no importa que el cliente sea la siguiente estación de trabajo o el usuario final de producto o servicio. Sin este enfoque, una organización podría iniciar la mejora de procesos sin seleccionar los procesos adecuados, aquellos que requiera el cliente.
Todo proceso debe estudiarse desde el punto de vista del cliente. La verdadera mejora del proceso se deriva del conocimiento de lo que agrega valor o significado para el cliente. Al analizar el proceso desde el punto de vista distinto al del cliente con frecuencia da como resultado una definición estrecha del proceso. Esta definición limita el esfuerzo de mejorar porque falla el estudio de la experiencia del cliente.
El Crecimiento y el Control del Proceso:
La administración como actividad práctica existió desde que dos o más personas unieron sus fuerzas para el logro de sus objetivos comunes. Así surgieron las organizaciones.
El estudio de la administración surge como movimiento denominado Comercialismo y continua con el derecho administrativo a partir de la Revolución Francesa, para luego constituir un campo de de atención política y administración pública.
Después surgen los movimientos denominados la Administración Científica, General e Industrial propugnados por Taylor y Fayol. Estos dieron énfasis a factores vinculados al concepto de productividad, descuidando un tanto el carácter humano de la administración.
A partir de 1. 930, luego de analizar el resultado de investigaciones experimentales, se inicia una nueva orientación de la administración denominadas Teorías de Relaciones Humanas: esta se interesa por el estudio de las relaciones entre personas que deben trabajar juntas para el logro de objetivos comunes.
Luego surge el enfoque del comportamiento concentrándose en las relaciones humanas y el estudio de la conducta del hombre. En 1. 950 surge el movimiento Cibernética, el cual estudia la comunicación, el control y la automatización.
Todos estos avances y formación de la administración han incidido a que hoy en día existan diferentes maneras de conceptuar a la administración y diferentes formas de hacer administración.
El Proceso:
Los diagramas de procedimientos ayudan a los analistas a comprender en su totalidad los trámites actuales de una dependencia u oficina y también sirven para la búsqueda de mejoras, además permiten discutir los trámites más eficazmente con el personal operativo.
Describe un listado en forma secuencial de las actividades que conforman el proceso en estudio y paralelamente utiliza cinco figuras distribuidas en columnas independientes, las cuales demuestran las actividades operativas, de transporte, de inspección, de almacenamiento y espera, su interrelación y los tiempos de duración de cada una de ellas.
El cuadro de distribución del trabajo señala qué es lo que se está haciendo en una oficina, así como la distribución de las tareas entre los empleados; mientras que el diagrama de procesos enseña ¿cómo se hace el trabajo en una oficina?
La mejora de los procesos, significa optimizar la efectividad y la eficiencia, mejorando también los controles, reforzando los mecanismos internos para responder a las contingencias y las demandas de nuevos y futuros clientes. La mejora de procesos es un reto para toda empresa de estructura tradicional y para sistemas jerárquicos convencionales. Para mejorar los procesos, debemos de considerar:
– Análisis de los flujos de trabajo.
– Fijar objetivos de satisfacción del cliente, para conducir la ejecución de los procesos.
– Desarrollar las actividades de mejora entre los protagonistas del proceso.
– Responsabilidad e involucramiento de los actores del proceso.
Cambios de Paradigmas:
Es un concepto que permite concebir o interpretar diferentes conceptos, esquemas y tipos de comportamiento que influyen en el desarrollo de nuestra sociedad y en sus diferentes ámbitos ya sea económico, cultural, intelectual, tecnológico, religioso, entre otros. Según el filósofo y científico Thomas Kuhn: “los paradigmas son como realizaciones científicas universalmente reconocidas que, durante cierto tiempo, proporcionan modelos de problemas y soluciones a una comunidad científica”.
Abraham Maslow en su teoría de la Jerarquía de las necesidades humanas, planteó que los seres humanos somos eternos buscadores de seguridad, y cuando la encontramos nos aferramos a ella, representada en “algo” (modelos, creencias) que asumimos como ciertos aunque sean falsos, pero que serán ciertos en sus consecuencias, tal y como lo plantea el Teorema de Thomas: “Aunque algo sea falso en sus causas, es cierto en sus consecuencias”.
Igualmente plantea que el cambio se lidera, no se delega, debiendo las Jefaturas (Coordinadores) ser los líderes del cambio, apoyando sus diversas fases, incluyendo la red de apoyo emocional cuando las personas deban variar formas de trabajo, adoptar nuevas tecnologías o nuevos paradigmas que constituirán la nueva cultura organización que se pretende lograr, ya que el cambio hay que provocarlo.
Se entiende por simplificación del trabajo, “un método sistemático para la aplicación organizada del sentido común con el objeto de identificar y analizar los problemas del trabajo, desarrollar métodos más fáciles y mejores para hacer las cosas e instalar las modificaciones resultantes”
Sus características son el uso de una metodología para desarrollar las innovaciones. El empleo sistemático de la actitud analítica. El estímulo del sentido común y del ingenio creador, y el control de las ideas geniales desordenadas.
Así pues, la simplificación del trabajo como técnica, como sistema destierra el concepto de los mejoramientos como un fruto aislado de la inspiración y lo reemplaza por la afirmación categórica de que las mejoras deberán venir como resultado de un análisis completo, concienzudo, organizado, sistematizado y metódico, que es absolutamente fácil de seguir aun por las personas más ocupadas de la empresa.
La simplificación del trabajo desarrolla el hábito del análisis crítico efectuando con una actitud despierta y con una mentalidad inquisitiva.
Se sirve de un método analítico que se ayuda de una serie de preguntas, de formas y diagramas diseñados para facilitar la presentación y el análisis cuidadoso de los hechos y que permiten recorrer gráficamente cada uno de los aspectos del problema, estudiándolos punto por punto con la minuciosidad, mayor o menor, que más convenga.
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